大型会议筹备，我们最有发言权！
截至2018年，中国温室产业大会已经举办了17届。每年的年会，我们都努力打造成一场饕餮盛宴，但每次都会为“食材”煞费苦心。实际上，绝大部分会议的成功与否，不仅取决于会议举行那几天的辐射面和影响力，更大程度上也取决于会前的充分准备。
2005年会，展板照片
尤其是对于中国温室产业大会这种跨地域、跨时差、跨语言的国际性盛会来说，会前准备更加重要。成功的年会，主题鲜明、内容明确，参会人员众多、大咖云集、观众热情高涨、秩序井然，宾至如归、每个人都有获得感，正所谓“台上三天会，台下百日功”，这是与大量细致、繁杂、辛勤的后勤工作是息息相关的。
2006年会，工作人员正在准备茶歇点心
2009年会，工作人员在紧张忙碌着
2011年会签名墙
本期，我们将分享一些年会筹备经验，致敬那些默默无闻的幕后人员！
一、筹备期：划分重点，制定方案，各司其职
2012年会报到现场
筹备期作为年会的组织纲要，主要围绕以下三个方面进行：
1．确定会议主题、论坛、规模
我们首先要确定的是会议目标。对于年会，我们需要知道今年的会议主题是什么，需要达到什么样的目的，想得到什么样的结果。根据年会主题，再确定院士论坛及各个分论坛的讨论主题。根据制定的目标，我们会逐步启动年会招商，确定赞助商、参会人数及年会规模、酒店，为下一步工作做好铺垫。
2013年会报到现场
2013年会茶歇处
2、制定年会方案
在年会召开前3-4个月，对会议的规模、时间、地点设施、内容、议程、日程、组织形式、会议文件、经费、后勤服务等要素做出初步安排，保证年会筹备工作的顺利进行，取得圆满的预期效果。基本上，我们的团队每周必须要开一次碰头会，一事一议，这也是发现问题、讨论问题、解决问题的一个过程。
2014年会，参会嘉宾在报到处咨询
3、确定各个会务小组，各司其职
我们按照团队职责，将人员划分为招商组、会务组、后勤组、新闻报道组等。这几个小组的划分，主要是为会议提供详尽的服务，负责策划、制订和落实方案，起到上传下达的枢纽作用。包括确定会议举办地点、参观路线选择、中心内容、人员，邀请参会嘉宾及相关机构，组织和编制年会手册、招商项目资料、嘉宾资料，宣传签约项目、年会元素设计，组织安排参会嘉宾的出入境、行程、酒店食宿安排、会场布置、会议主持、来宾主持、新闻发布等多项工作。
2014年会报到现场
二、实施期：宣传推广、招商和邀请
实施期在整个年会的流程中至关重要，其中的每一个小细节都影响着年会是否能顺利进行。与筹备期一样，实施期也主要围绕着三个方面进行。
2015年会，参会嘉宾在报到处合影
1、宣传推广
为使年会达到最佳效果，取得圆满成功，新闻报道小组会针对不同的参会人员在不同的媒体平台上对年会进行广泛宣传，包括杂志、网站、公众号、微博、论坛、头条号、百家号等。例如，对于年轻群体，主要的宣传平台是公众号、微博、视频等网络媒体，对于参会嘉宾、企业负责人和高层、新闻届人士，我们选择的是传统的杂志。
2015年会报到现场
按照宣传重点来划分，分为预热期、高潮期、维热期，每个时期的宣传重点各有侧重。另外，为体现我们年会的专业化，在年会召开期间，新闻宣传小组还负责新闻稿的撰写、宣传资料、年会中心内容简介、背景材料、现场图片等，使得年会宣传达到最大化。值得一提的是，宣传推广自启动后，在年会结束后仍会持续一段时间，整个期限可长达半年。
2015年会，工作人员紧张的忙碌着
2、招商
招商是我们把梦想变成现实的关键一步，包括年会赞助和参展。
参展分为企业展示、交易洽谈、宣传推广等，我们必须详细的制定一份参展计划，把所有应该考虑的，可能涉及的问题一网打尽，给出十分明确清楚并且卓有成效的答案。具体而言，就是明确展位、确定参展内容、策划参展方法、办妥参展手续、设计运作流程，使现场的接待、讲解、洽谈、签约活动井然有序，让参展商达到会商目的。
年会赞助部分，尽快提供年会的策划方案和报价。按照等级，我们将招商目标划分为独家冠名、高级赞助商、赞助商以及晚宴赞助商，每个等级的赞助，提供的服务也不尽相同。
2016年会，工作人员正紧张准备着会议资料
3、邀请
会议成功的一个评判标准是人气高不高。为保证重点、表达诚意，达到既定目标，年会的实施应有目的、有选择地向有关单位或人士发出邀请函。
1）向各大农业高校、学院发出邀请函；
2）向设施园艺知名人士发出邀请函；
3）向行业内企业负责人、高层发出邀请函；
4）向行业协会、商会组织负责人发出邀请函；
5）向当地有影响力的报刊、电台、电视台记者发出邀请函；
……
2016年会，工作人员正在分装资料
邀请函的发送，可通过媒体平台、邮箱、传真、邮寄的方式，随函附上年会宣传介绍材料、招商项目简介和参会回执。
三、年会准备、召开与善后
最紧张的时候到了！
2017年会报到现场
这个阶段是检验我们一整年的成绩，各个环节都马虎不得，稍有不慎就有可能宾主不欢！具体包括：
会前
1、机场、车站接送，专人、专车分批分时段按要求接站；
2、会场布置、协助参展商进行展位布置；
3、会议酒店现场，会务组对参会人员进行参会登记、发放会议材料以及来宾接待；
4、嘉宾与赞助商的登记与房间分配，确认VIP用房及整理有关信息，会务组分发会议礼品及房间水果派送等；
5、会务组确定用餐时间、菜单、标准、形式、酒水等工作；
6、提前和会议代表确认年会日程安排，并为参会人员的业务时间提供参考，比如提供吃、住、行、游、购、娱等方面信息；
7、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作；
8、协调年会期间的交通工具的安排；
……
2017年会报到现场
会中
1、保障年会顺利召开的各个方面，如参会嘉宾出席、会场秩序、会场安全等；
2、联系当地媒体，保证新闻界的朋友出席；
3、年会的日常安排、记录安排、后勤安排；
4、年会考察项目的衔接；
……
2018年会报到现场
会后
1、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务；
2、年会的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理；
3、年会材料、领导讲话、代表发言、新闻报道材料、代表通讯录的汇总和印刷；
4、与年会相关各方的费用结算工作。
……
以上就是年会组织工作的简单流程。需要提醒的是：
1、年会筹备是一项耗时耗力的工作，工作人员需要细心、细致、耐得住寂寞；
2、任何环节都不能一步到位，需要不停的沟通、交流，反复磋商；
3、所有工作都应做好提前量，准备好备选方案；
4、与国外参会嘉宾沟通，要注意时差；
5、新闻宣传工作要找准时机，稿件尽量丰富多样；
6、会议地点选择大小要合适、配套设施要齐全、地点要合理；
7、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务等工作很重要；
……
2018年会报到现场
不可能每一个环节都能尽善尽美，但求无愧于心。最后，祝我们的设施园艺行业发展的越来越好！
来源：华科资源 高骥远
